ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабінету Міністрів України
від 19 липня 2006 р. № 1000

ЗМІНИ,
що вносяться до Інструкції про порядок обліку, зберігання
і використання документів, справ, видань та інших
матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну
інформацію, що є власністю держави

1. У пункті 28 Інструкції:

абзац перший виключити;

в абзаці четвертому слова “за кордон або” виключити.

2. Доповнити Інструкцію:

1) новими розділами такого змісту:

“Особливості поводження з мобілізаційними документами

74. Працівники організації допускаються до роботи з документами мобілізаційного характеру, яким надано гриф “Для службового користування” (далі — мобілізаційні документи), на підставі списку, складеного мобілізаційним підрозділом, погодженого з керівником канцелярії та затвердженого керівником організації.

75. Під час підготовки та реєстрації мобілізаційних документів на кожному їх примірнику в правому верхньому кутку нижче грифа обмеження доступу проставляється позначка “Літер “М”.

76. Робота з мобілізаційними документами здійснюється в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які виключають можливість ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.

77. Мобілізаційні документи пересилаються в пакетах з позначкою “Літер “М”.

Пересилати мобілізаційні документи в одному пакеті з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, забороняється.

78. Друкування та розмноження мобілізаційних документів здійснюється в друкарнях та відділах розмножувальної техніки організації їх працівниками за участю працівника мобілізаційного підрозділу відповідно до вимог пунктів 17—27 цієї Інструкції.

Друкування таких документів може здійснюватися у мобілізаційних підрозділах їх працівниками.

79. Мобілізаційні документи долучаються до справ з мобілізаційної роботи, які формуються відповідно до вимог пунктів 29—33 цієї Інструкції.

Робочі папки виконавців та справи з мобілізаційними документами зберігаються в окремому сейфі (металевій шафі), що надійно замикається та опечатується.

Незначну кількість мобілізаційних документів дозволяється зберігати разом з іншими документами з грифом “Для службового користування”, але в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, опечатаних особистою печаткою виконавця, що безпосередньо з ними працює. На таких папках, футлярах або пакетах зазначаються ініціали та прізвища посадових осіб, які мають право їх розкрити, і номери особистих печаток таких осіб.

80. Контроль за роботою з мобілізаційними документами покладається на керівників організації, канцелярії та мобілізаційного підрозділу.

Охорона конфіденційної інформації,
що є власністю держави, під час прийому
іноземних делегацій, груп та окремих іноземців

81. Рішення про можливість прийому організацією іноземних делегацій, груп та окремих іноземців (далі — іноземці) приймається керівником організації, що несе відповідальність за прийом іноземців і проведення роботи з ними та вжиття необхідних заходів для охорони конфіденційної інформації, що є власністю держави.

Безпосередню організацію прийому іноземців і роботи з ними забезпечує підрозділ зовнішніх відносин, а в організації, де такого підрозділу немає, — спеціально призначена наказом керівника посадова особа (далі — підрозділ зовнішніх відносин).

82. Підрозділом зовнішніх відносин разом з іншими підрозділами, що беруть участь у прийомі іноземців, розробляється програма роботи з іноземцями (додаток 14), яка повинна містити:

1) відомості про іноземців, іноземні підприємство, установу, організацію (викладаються в обсязі, відомому організації, що приймає іноземців, — прізвище, ім’я та по батькові (за наявності), посада, рік народження, громадянство, стать особи, найменування та місцезнаходження підприємства, установи, організації);

2) підстави, мету та строк перебування іноземців;

3) список посадових осіб, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, а також за здійснення інших заходів, пов’язаних з візитом;

4) переліки:

питань, які плануються для обговорення, із зазначенням обсягу і характеру інформації, що може бути передана іноземцям;

структурних підрозділів та службових приміщень організації, які іноземцям дозволено відвідати;

місць, де застосовуватимуться іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби, і порядок їх застосування;

маршрутів і порядок переміщення іноземців на території організації;

інші необхідні відомості.

Програму роботи з іноземцями затверджує керівник організації.

83. Керівник організації або за його дорученням керівник режимно-секретного підрозділу завчасно інформує у письмовій формі орган СБУ про склад закордонної делегації із зазначенням прізвищ, імен та посад її членів, а також про час перебування та мету відвідання організації. Разом з інформацією надсилається копія програми проведення роботи з іноземцями.

84. З метою запобігання просоченню  конфіденційної інформації, що є власністю держави, всі матеріальні носії інформації, які плануються для передачі іноземцям, попередньо оцінюються експертною комісією. За результатами оцінки комісія складає акт експертизи:

за наявності в матеріальних носіях конфіденційної інформації, що є власністю держави, згідно з  додатком 15;

за відсутності в матеріальних носіях конфіденційної інформації, що є власністю держави, згідно з  додатком 16.

Експертиза матеріальних носіїв інформації проводиться експертною комісією до затвердження керівником організації програми проведення роботи з іноземцями.

85. У разі коли експертною комісією виявлено в матеріальних носіях конфіденційну інформацію, що є власністю держави, у складеному за формою 15 акті зазначаються назва таких матеріальних носіїв та відповідний пункт переліку відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

86. Передача іноземцям зазначених в акті матеріальних носіїв, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави,
здійснюється з дозволу керівника організації, якому надано право відповідно до пункту 1 цієї Інструкції затверджувати переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

87. У разі коли експертною комісією не виявлено в матеріальних носіях конфіденційну інформацію, що є власністю держави, рішення про передачу іноземцям таких носіїв приймається керівником організації на підставі акта,  складеного за формою 16.

88. В організаціях, що систематично приймають іноземців, обладнуються виділені для цієї мети приміщення, які до початку відвідання іноземцями та після його завершення перевіряються працівниками підрозділу технічного захисту інформації.

У таких організаціях може складатися список посадових осіб, які беруть безпосередню участь у прийомі і проведенні роботи з іноземцями.

89. Повноваження осіб, на яких покладаються функції з організації прийому і проведення роботи з іноземцями, визначаються у відповідних програмах та письмовими розпорядженнями керівників організації і підрозділу зовнішніх відносин. Працівники організації, які беруть участь у прийомі і проведенні роботи з іноземцями, повинні діяти лише в межах наданих їм повноважень і забезпечувати збереження конфіденційної інформації, що є власністю держави.

90. Під час прийому і проведення роботи з іноземцями забороняється залишати іноземців у службових приміщеннях та на території організації без супроводу.

91. Підрозділ зовнішніх відносин веде журнал обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями за формою згідно з додатком 17.

92. За підсумками прийому і проведення роботи з іноземцями підрозділ зовнішніх відносин складає у довільній формі звіт про виконання відповідної програми, в якому зазначаються:

відомості щодо іноземців (викладаються в обсязі, відомому організації, що приймає іноземців, — ім’я та по батькові (за наявності), прізвище, рік народження, посада);

інформація про виконання програми роботи з іноземцями (стисло розкривається зміст переговорів, зазначаються найменування структурних підрозділів, які відвідали та з роботою яких ознайомилися іноземці);

відомості щодо передачі іноземцям конфіденційної інформації, що є власністю держави, ким надано дозвіл на таку передачу;

пропозиції та рекомендації.

Звіт готується в кількох примірниках, затверджується керівником організації та надсилається за його рішенням заінтересованим організаціям.

93. Програма проведення роботи з іноземцями, акт експертизи, складений за формою 15 або 16, та звіт про виконання програми зберігаються в підрозділі зовнішніх відносин в окремій номенклатурній справі.

94. Керівники організацій, що приймають іноземців, зобов’язані здійснювати контроль за діяльністю осіб, на яких покладаються функції організації прийому і проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм.

95. У разі потреби в одночасному здійсненні охорони конфіденційної інформації, що є власністю держави, і забезпечення режиму секретності під час прийому іноземців захист конфіденційної та секретної інформації провадиться відповідно до вимог розділу XX Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 р. № 1561-12”;

2) додатками 14—17 такого змісту:

ПРОГРАМА

проведення роботи _____________________________

                                 (найменування   організації)

з _____________________________________________

(іноземною делегацією, групою, окремими іноземцями)

фахівцями в галузі _______________________________

Відомості про іноземців_______________________________________________

               (прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), посада,

___________________________________________________________________ рік народження, громадянство, стать)

______________________________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Підстави прийому____________________________________________________
___________________________________________________________________

Мета прийому ______________________________________________________

Строк перебування ______ днів з _____________________ по ______________

Відповідальні за прийом ______________________________________________

(прізвище, ім’я та по батькові, посада, номер телефону)

___________________________________________________________________

Перелік питань, що плануються для обговорення, ________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________

Перелік структурних підрозділів та службових приміщень організації, які іноземцям дозволено відвідати, ________________________________________

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________

Перелік місць, де іноземцями застосовуватимуться кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби, і порядок їх застосування ___________________________________________________________________

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________

Маршрути та порядок переміщення іноземців на території організації _______

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________

Продовження додатка 14

Перелік конфіденційної інформації, яка планується для передачі іноземцям __________________________________________________________
___________________________________________________________________

Робота з іноземцями:

_____________________________________ __________   _________________
(посада керівника підрозділу зовнішніх відносин)    (підпис)                 (ініціали та прізвище)

ПОГОДЖЕНО

__________________________________ __________     _____________

           (посада керівника, найменування               (підпис)                 (ініціали та прізвище)
                          структурного підрозділу)                                                       

“__ ” ____________ 200__ р.

____________________

АКТ
експертизи матеріальних носіїв інформації,
які планується передати іноземцям

Експертна комісія ________________________________________ у складі

                                                          (найменування організації) ___________________________________________________________________

(посада, прізвище та ініціали)

___________________________________________________________________,

розглянувши ________________________________________________________

                   (найменування матеріальних носіїв інформації, дата і номер реєстрації, стислий зміст)

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________,

вважає, що:

1) у матеріальних носіях ________________________________________

                                                (найменування матеріальних носіїв інформації, дата і номер реєстрації)

______________________________________________________________

______________________________________________________________

міститься інформація стосовно ________________________________________

                                                                (стислий зміст)

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________,

яка відповідно до пункту _____ переліку відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, ________________________________ і

                                                                                 (найменування організації, що його затвердила)

належить до конфіденційної інформації, що є власністю держави;

Продовження додатка 15

2) передача іноземцям матеріальних носіїв конфіденційної інформації, що є власністю держави, зазначених у пункті 1 цього акта, повинна здійснюватися відповідно до законодавства з дозволу _________________________________________________________________

^{(посада керівника організації)}

Голова комісії ______________________        ________________________

                                  (підпис)                                              (ініціали та прізвище)

Члени комісії  ______________________        ________________________

                   ______________________        ________________________

“_____” _______________ 200__ р.

____________________

АКТ
експертизи матеріальних носіїв інформації,
які планується передати іноземцям

Експертна комісія_______________________________________ у складі

                                    (найменування організації) __________________________________________________________________

(посада, прізвище та ініціали)

___________________________________________________________________,

розглянувши ________________________________________________________

                           (найменування матеріальних носіїв інформації, дата і номер реєстрації, стислий зміст)

______________________________________________________________,

вважає, що:

1) у матеріальних носіях ________________________________________

                                                                    (найменування  матеріальних носіїв інформації, дата і номер реєстрації)

__________________________________________________________________

не міститься конфіденційна інформація, що є власністю держави;

2) перелічені в пункті 1 цього акта матеріальні носії можуть бути передані іноземцям.

Голова комісії ______________________    __________________________
                                                      (підпис)                                          (ініціали та прізвище)

Члени комісії ______________________    __________________________

                  ______________________     __________________________

“_____” _______________ 200__ р.

_____________________

Додаток 17

до Інструкції

Форма 17

ЖУРНАЛ
обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями,
групами та окремими іноземцями

___________________________________________________

(найменування  організації)

____________

Примітка. Підрозділи зовнішніх відносин організацій у звітах про ділові зустрічі з іноземцями відображають також інформацію про прийом іноземців на підприємствах, в установах і організаціях, що їм підпорядковані або належать до сфери їх управління”.

_____________________